Vous êtes vous déjà retrouvé avec des données similaires sur de nombreux fichiers Excel, et vous souhaitez agréger ces données dans un tableau récapitulatif dans un seul fichier? Plutôt que de le faire à la main, il existe une fonction d’Excel qui va vous permettre de regrouper toutes ces données en un seul tableau.
Supposons que vous avez une chaine de trois magasins de meubles, sur chaque fichier est présent le chiffre d’affaire par année et par produit, selon le même format pour chacun des magasins. Comment consolider les trois tableaux en un seul?
- Ouvrez le fichier ou vous souhaitez insérer les données consolidées
- Dans le menu Données, cliquez sur Consolider
- Dans le menu qui s’ouvre ensuite, rajoutez chaque tableau de données à consolider, en les sélectionnant dans chacun des fichiers puis en cliquant sur Ajouter
Cochez les options: Etiquettes dans lignes du haut et colonne de gauche. Cela évite des incohérences si vos fichiers n’ont pas tout à fait ls mêmes données. Avec ces options, Excel somme les cellules ayant les mêmes descriptions. Sinon Excel somme uniquement les données à la même place dans le fichier sans se préoccuper de ce qu’elles décrivent. Vous obtiendrez alors des erreurs dans les cas suivants: lignes manquantes ( un magasin ne vend que deux produits au lieu de trois), lignes inversées..
Sélectionnez également l’option Lier aux données sources. Ainsi les données ne seront pas copiées en dur mais via une formule. Si vous modifiez le tableau d’origine, les données consolidées seront mises à jour facilement. - Lorsque vous avez ajouté tous les tableaux, cliquez sur OK. Un tableau apparait dans votre fichier.
Le tableau ainsi généré reprend les données des trois fichiers précédents.
- Les données par Produit (étiquettes dans la colonnes de gauche) sont regroupées. Vous pouvez donc afficher le détail en cliquant sur le petit + tout à gauche ou le cacher en cliquant sur –
- Chaque Produit liste les données de chaque classeur en précisant de quel fichier elles sont issues, ainsi que le sous-total par Produit.
- Les données sont liées par une formule au fichier source ce qui rend facile la mise à jour.
Cette solution est adaptée lorsque les différentes données à consolider ne se trouvent pas dans le même fichier. Si elles sont dans différents onglets du même fichier, il est plus facile de créer une référence 3D par exemple.
